Polskie firmy coraz częściej chcą optymalizować koszty związane z podróżami służbowymi. Przy zaciętej konkurencji wśród firm specjalizujących się w obsłudze i organizacji delegacji, czyli tzw. TMC (Travel Management Company) optymalizowanie samych kosztów obsługi podróży służbowych już nie wystarcza. Chcą odnieść sukces i sprostać wymaganiom klientów korporacyjnych, usprawnia się cały proces zakupu i metody finansowania podróży służbowych. Zakupy usług i kontrola wydatków stanowią największe wyzwanie travel managerów w polskich przedsiębiorstwach.

Rozwiązanie jest proste, w większości sytuacji firmy oczekują pokrycia wszystkich wydatków przez TMC. O ile jest to wygodne dla firmy, która takiej usługi oczekuje, o tyle samo przeniesienie finansowania na TMC nie oznacza, że problemy związane z zakupem i kontrolą wydatków znikną samoistnie. Większość dostawców, a mam tu na myśli przewoźników lotniczych, kolejowych, sieci hotelowe oraz wypożyczalnie samochodów preferuje kartę kredytową, jako formę płatności. Bezsprzecznie jest to najwygodniejsze rozwiązanie z perspektywy dostawcy, ale niekoniecznie z perspektywy TMC. W efekcie ich codziennością staje się zarządzanie i kontrola tysięcy pojedynczych wydatków na dziesiątkach obsługiwanych kart kredytowych. Rezultat? Błędy, oszustwa i mozolna manualna praca.

Oczywiście rozwiązanie typu Business Travel Account od dawna pozwalają na usprawnienia w zakresie płatności i rozliczeń, ale nawet takie metody nie są w stanie nadążyć za wzrostem liczby transakcji kartami jak i ilością samych kart kredytowych używanych do obsługi podróży służbowych. Technologia, która wychodzi naprzeciw powyższym wyzwaniom jest już dostępna od dłuższego czasu, ale dopiero teraz można z niej korzystać również w obszarze zarządzania delegacjami. Oczywiście chodzi tu o wirtualną kartę kredytową. Kartę jednorazową, kartę, w której kontrolujemy wartość, walutę, termin ważności a nawet kategorię zakupów. Dlaczego rozwiązanie to jest tak rewolucyjne? Nie zmieniając relacji między TMC a dostawcami usług, pozwala na minimalizację ryzyka nadużyć, pełną automatyzację pracy oraz zarządzanie i kontrolę na poziomie każdego wydatku. Prosto, sprawnie i bezpiecznie.

Amadeus wspólnie z brytyjską firmą Conferma wprowadził Amadeus Hotel Billback, czyli możliwość wykorzystania wirtualnych kart kredytowych dla rezerwacji hotelowych we wszystkich oferowanych kanałach dystrybucji. Przy czym muszę zaznaczyć, że idea jednorazowej karty kredytowej wykorzystywanej dla każdej rezerwacji to dopiero początek. Rozwiązania, które wspólnie tworzymy mają optymalizować proces pozyskiwania faktur, a także ułatwiać komunikację z podróżnym przy wykorzystaniu aplikacji mobilnych. W czasach, kiedy hotele coraz częściej promują rozwiązania „seamless check-in” lub „keyless room entry”, płatności i koszty powinny być równie łatwe i wygodne w obsłudze. W końcu nasze wspólne największe wyzwanie, to, aby podróżnym, prywatnym jak i biznesowym, podróżowało się coraz wygodniej.