W przypadku zarządzania podróżami służbowymi rzadko kiedy dział zamówień i dział IT mają wspólne cele. Odstępstwem od tej reguły jest zarządzanie planem podróży. Wywiady przeprowadzone wśród przedstawicieli obu działów w różnych organizacjach i branżach, pozwoliły firmie Amadeus wyróżnić cztery wspólne obszary, które mogą doprowadzić do lepszego zarządzania podróżami służbowymi.

Po pierwsze – prostota
Jednym z najczęściej poruszanych problemów był program podróży służbowych. Rozbudowana oferta, wymagania pracowników z jednej strony, a z drugiej wymóg stosowania się do polityki firmy często komplikują proces decyzyjny. Jego uproszczenie przyczynia się do większej satysfakcji klientów, obniżenia kosztów oraz usprawnienia procesu zarówno dla podróżujących jak i administratorów programu.

Po drugie – współpraca
Jest ściśle powiązana z uproszczeniem. Współpracując z doświadczonymi firmami specjalizującymi się w zarządzaniu podróżami służbowymi (ang. Travel Management Company – TMC) możesz skorzystać ze sprawdzonych narzędzi i rozwiązań IT, które pozytywnie wpływają na produktywność i satysfakcję pracowników.

Po trzecie – obsługa
Postęp technologiczny niewątpliwie ułatwia pracownikom m.in. rezerwowanie czy rozliczanie podróży służbowych, jednak obsługa pozostaje kluczowym elementem. Profesjonalni konsultanci nastawieni na rozwiązanie problemów są nieocenieni jeśli chodzi o rezerwację złożonej podróży czy zarządzanie sytuacją kryzysową. Posiadają wiedzę, dzięki której mogą proaktywnie minimalizować niedogodności i szybko znaleźć rozwiązanie, gdy tylko pojawi się jakiś problem.

Po czwarte – elastyczność
W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku organizacje stale oceniają swoje programy podróży, aby zmaksymalizować zwrot z inwestycji i produktywność. Odpowiednio szybka reakcja na zewnętrzne czynniki pozwala uniknąć negatywnych skutków dla podróżnych (i budżetów). Zdolność dostawcy do szybkiego i efektywnego reagowania na zmieniające się otoczenie jest zatem decydująca.

Na podstawie tekstu