Korporacyjne programy podróży służbowych stanowią dla wielu firm drugą po liście płac linię wydatków. Obliczanie zwrotu z tego typu inwestycji stanowi duże wyzwanie. Większość firm posiada scentralizowany program zarządzania wyjazdami biznesowymi. Czy jednak wszyscy pracownicy planują swoją delegację zgodnie z normami ustalonymi przez firmę, w której pracują?

Z ostatniego badania, przeprowadzonego przez London School of Economics na potrzeby raportu Managing Every Mile: how to deliver greater return on invest from travel and expense, wynika, że dokonując rezerwacji pracownicy często ignorują politykę firmy w tym zakresie. Co ciekawe, przedsiębiorstwa często tolerują takie praktyki. Wnioski z badania wskazują, że 95% firm pozwala podróżującym na podróże i wydatki poza przyjętym programem.

To stanowi wyzwanie nie tylko dla firm, które monitorują koszty podróży służbowych, ale również dla ich partnerów biznesowych t.j. TMC, którzy zarządzają ich podróżami służbowymi. A ponadto wymaga strategicznego podejścia do podróży biznesowych.

Warto zadać pytanie, dlaczego tylu podróżujących pracowników omija programy podróży służbowych ustanowione przez firmy, w których pracują? Zaufanie, prostota i elastyczność – to kluczowe czynniki. Jeśli narzędzie korporacyjne, które ma służyć do rezerwowania delegacji, jest mało responsywne i przejrzyste, osoby rezerwujące podróż skorzystają z podobnej aplikacji, która jest szybsza i łatwiejsza w obsłudze. Co zatem powinna zrobić każda firma, aby pracownicy byli zainteresowani zarówno przestrzeganiem programu jak i bezpieczeństwem?

Stwórz angażujący program
Kluczem do sukcesu w zarządzaniu programem podróży i wydatkami jest przekonanie pracowników, że został on stworzony z myślą o nich i ich potrzebach. Zamiast skupiać się jedynie na zwrocie z inwestycji (ROI), firmy powinny określać swoje cele strategiczne i sprawdzać, czy dany program je realizuje. Dla firm istotne jest określenie, czym tak właściwie jest dla nich ROI.

Przykładowo, dla dyrektora finansowego najważniejsze będzie ograniczenie kosztów. I w tym przypadku, automatyzacja raportowania wydatków w celu ich zeskanowania i wysłania przez aplikację mobilną, pomoże osiągnąć ten cel. Z kolei dział HR ma inne priorytety. Może być tak, że dla tego zespołu najważniejsze będzie rozszerzenie oferty, aby zadbać o najzdolniejszych pracowników, oferując im elastyczny i angażujący program podróży służbowych, z właściwym rozwiązaniem technologicznym.

Co za tym idzie, korporacje coraz częściej będą zastanawiać się, w jaki sposób zarządzać jasną komunikacją przed planowaną podróżą, w jej trakcie i po powrocie – przez automatyczne powiadomienia przed wyjazdem, wspierane przez technologię, a także przez szeroki zakres treści, dopasowany do doświadczeń podróżniczych.

Efektywny program podróży służbowych, który jest stosowany przez pracowników, może przynieść nawet 25% zwrotu inwestycji w podróże służbowe. Zrozumienie, co jest ważne dla pracowników w trakcie delegacji może być kluczem do utrzymania ich zaangażowania. Nie ma jednego konkretnego rozwiązania, ale uporządkowane podejście, które odpowiada potrzebom organizacji i określonej strategii, to już ważny krok na drodze zwrotu kosztów z podróży.

Na podstawie tekstu