Pomimo postępu technologicznego, który zapewnia sprawną komunikację niezależnie od dzielącego nas dystansu, podróże służbowe nie tracą na popularności – ludzie biznesu nie od dziś wiedzą, że nic nie jest w stanie zastąpić spotkania twarzą w twarz. Jednak jak pokazują badania Amadeus, ponad połowa firm w Polsce oczekuje zmian w dotychczasowym sposobie organizowania delegacji. W obliczu pogłębiającego się niedoboru wykwalifikowanych pracowników na polskim rynku pracy, a co za tym idzie – konieczności coraz większej troski o obecnie zatrudnione kadry – firmy powinny postrzegać sposób zarządzania wyjazdami służbowymi jako element działań HR, mających na celu tworzenie przyjaznych miejsc pracy, które dbają o bezpieczeństwo i komfort pracy w każdych okolicznościach.

Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za organizację podróży służbowych w swojej organizacji i zastanawiasz się, jak zadbać o odpowiedni poziom wyjazdów służbowych w firmie, zapoznaj się z poniższym „narzędziownikiem”. Znajdziesz tu zarówno „rozwiązania systemowe”, które pomogą w zdefiniowaniu polityki podróży i przyczynią się do konkretnych oszczędności dla organizacji, jak i narzędzia, które ułatwią życie twoim współpracownikom udającym się w podróż służbową.

Travel Management Company – TMC
Zaplanowanie wyjazdów biznesowych można powierzyć wyspecjalizowanym agencjom (Travel Management Companies – TMC), które zapewniają kompleksową obsługę zarządzania podróżami pracowników. Współpraca ta umożliwia firmom dostęp do sprawdzonych już rozwiązań, opartych na wiedzy profesjonalistów, a także preferencyjnych stawek lotów, hoteli i innych usług turystycznych. Przykładem takiego rozwiązania może być aplikacja Amadeus Mobile Traveler, dzięki której agencja może pozostać w stałym kontakcie z klientem. Korzystając z wersji mobilnej, podróżujący będą mogli zarządzać swoim wyjazdem od początku do końca. Umożliwia ona rezerwację lotu, stały dostęp do wszystkich informacji na temat podróży, a także pozwala uzyskać natychmiastową wiedzę o zmianach i / lub zakłóceniach lotów, a nawet o pogodzie. Aplikacja posiada również wewnętrzny przelicznik walut. Dodatkowo, podróżujący mogą zintegrować swoje konto z mediami społecznościowymi, aby dzielić się swoimi wspomnieniami z przyjaciółmi, rodziną i kolegami.

Agencja TMC niweluje również kłopoty w kwestii rozliczeń związanych z wyjazdem. Ponadto, zespół konsultantów dostępnych 24h/dobę poradzi sobie także z każdą sytuacją kryzysową, taką jak odwołanie lotu lub kradzież dokumentów w podróży, gwarantując pracownikom swobodę i bezpieczeństwo w podróży.

Amadeus Cytric Travel & Expense
Dla firm, które chcą samodzielnie zarządzać obszarem wyjazdów służbowych, dobrym rozwiązaniem będzie wprowadzenie korporacyjnej aplikacji, umożliwiającej pełną automatyzację procesu planowania delegacji. Aplikacja Cytric Travel & Expense zapewnia dostęp do największej bazy ofert przelotów, hoteli czy transferów w jednym miejscu. To uniwersalne rozwiązanie pozwala na spersonalizowanie podróży na podstawie wcześniejszych rezerwacji danej osoby, a także oferuje dostęp do opinii innych podróżnych na temat danej destynacji. Ponadto, podróżujący pracownicy nie będą musieli kłopotać się z rozliczaniem kosztów, ponieważ aplikacja udostępnia dane z rezerwacji w wersji raportów, a system rozpoznawania paragonów sczytuje wszelkie dane, które zostają zgromadzone w jednym miejscu.

CheckMyTrip
Podróżni mogą dołączyć do CheckMyTrip za darmo, spersonalizować swoje konto i łatwo uzyskać dostęp do wszystkich informacji dotyczących ich podróży. Ta aplikacja zapewnia dostęp do pełnego harmonogramu wyjazdu, włączając w to aktualne informacje dotyczące lotów – opóźnienia, odwołania, zmiany terminów itp. O wszelkich zmianach użytkownicy mogą również zostać powiadomieni za pomocą notyfikacji typu push lub mailowo. Narzędzie umożliwia także szybką i wygodną odprawę online w najważniejszych liniach lotniczych.

Packpoint
Dzięki tej aplikacji spakowanie walizki na wyjazd nie będzie już wyzwaniem! Packpoint tworzy dopasowany do danej podróży zestaw niezbędnych rzeczy, biorąc pod uwagę cel podróży, długość pobytu czy prawdopodobną prognozę pogody. Wystarczy tylko wybrać opcję wyjazdu służbowego, a aplikacja wygeneruje gotową listę, którą można do woli edytować.

Travel Card w pakiecie z samochodem
Oczywiście samolot to nie jedyny środek transportu wykorzystywany podczas wyjazdów służbowych. Dla pracowników podróżujących samochodami służbowymi ciekawym rozwiązaniem będzie Travel Card, dostępna z samochodami w leasingu od Idea Getin Leasing. Umożliwia ona korzystanie z darmowych noclegów w ponad 1200 hotelach w 16 europejskich krajach, bez limitu, przez 12 miesięcy od momentu aktywowania umowy na finansowanie. Co ciekawe, noclegi dotyczą zawsze 2 osób, co może stanowić zachętę dla pracownika, aby połączyć wyjazd służbowy z krótkimi wakacjami, na które będą mogli zabrać najbliższą osobę. Z pewnością rozwiązanie takie powinno być wzięte pod uwagę przy rozwijaniu listy benefitów pracowniczych przez firmy.
Jednakże pod nazwą Travel Card mogą kryć się różne rozwiązania, które zyskują coraz większą popularność. Best Western w ofercie dla swoich klientów posiada kartę Travel Card, która umożliwia swobodne dokonywanie rezerwacji usług dostępnych w obiektach pod szyldem sieci. Jest to łatwy sposób, aby kontrolować wydatki podczas podroży służbowych, a regulując opłaty za pobyt przy użyciu karty jej posiadacze zyskują dodatkowe punkty. To także interesujący pomysł na prezent dla pracowników lub kontrahentów.

Powerbank
Lekki i elegancko obrandowany powerbank ucieszy każdego pracownika, a już na pewno tych, którzy często podróżują. Urządzenie podniesie komfort podróżowania, gwarantując pracownikom stały dostęp do urządzeń elektronicznych.

Wielofunkcyjny lokalizator
Warto również zarekomendować pracownikom, aby zadbali o dodatkowe zabezpieczenie portfela lub dokumentów, które lubią gubić się w podróży. Kiedy już dojdzie do nieszczęścia i drogocenne przedmioty się zagubią, z pomocą przyjdzie wielofunkcyjny lokalizator, przyczepiony do kluczy czy wsunięty do portfela. Za pomocą aplikacji połączonej z urządzeniem mobilnym będziemy mogli z łatwością namierzyć zgubę.